ما الأنواع الأكثر شيوعاً لمستندات الأعمال، يعتبر علم الإدارة من أحد العلوم المهمة الذي يحتوي علي العديد من المفاهيم والمصطلحات المهمة، وحيث تعتبر المستندات من أهم المعاملات التي يتم استخدامها في العديد من المعاملات العديدة لدي الإنسان، ويتم استخدامها عند الوظائف المحددة والمعروفة، وحيث يكون للوظيفة العديد من الشروط ومن أهمها الخبرة في مجال التوظيف، وحيث يتم وضع العديد من المستندات التي يتم معالجتها والعمل علي تنسيقها بالشكل المطلوب لذلك كان هناك أنواع عديدة لمستندات الأعمال وهي كالتالي:
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
- عندما تمتلك شركة أو مشروعًا، ستحتاج إلى طريقة احترافية للتواصل مع عملائك بالنسبة للعديد من الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال الصغيرة، فإن أفضل طريقة للتواصل هي الحصول على بريد إلكتروني.
- يعد البريد الإلكتروني الآن ضروريًا لإنجاز الكثير من العمل للعديد من الأشخاص ؛ إنه عنصر حاسم لنجاح الموظفين في مختلف مجالات العمل، بما في ذلك المحترفون والمتخصصون في الأعمال التجارية وغيرهم، حيث أصبح البريد الإلكتروني مطلبًا يوميًا.
- يتميز البريد الإلكتروني عن غيره بأكثر من خاصية رائعة، أهمها القدرة على إرسال واستقبال الرسائل بسرعة كبيرة، وتكلفة منخفضة عند مقارنتها بالمزايا التي تعود على كل من المرسل والمستقبل للرسائل، وستكتشف أن هناك درجة عالية من المرونة في إرسال المرفقات باستخدام البريد الإلكتروني.
- تعتمد الشركات الكبيرة اليوم على هذا النوع من البريد الإلكتروني في خطتها لتقديم مجموعة من الأخبار للمستخدمين من أجل الاستمرار في التواصل معهم وتشجيع العديد من الأشخاص للاشتراك في تلك المواقع.
- سيؤدي امتلاك عنوان بريد إلكتروني احترافي إلى منح شركتك المزيد من النفوذ عند مخاطبة عملائك الحاليين والمحتملين، مما سيساعدك على الظهور بمظهر احترافي.
- يسمح للمستخدم بإرسال رسالة واحدة لجميع زملائه في نفس اللحظة وخاصية تخزين الرسائل لغرض المصادقة وأيضاً يمكن للمستخدم عمل تصنيفات للرسائل المخزنة.
- يمكن للبريد المستلم إعادة إرسال نفس الرسالة بنفس الدقة، كما يسمح بالتواصل مع برامج التطبيق ويمكن إرسال أي ملف واستلامه بسرعة عالية.
- سهل الاستخدام، ويمكن تخزين الصور المهمة (جواز السفر، بطاقة الهوية، بطاقة العائلة، إلخ)، ثم سحبها في حالة السفر وفقدان واحدة
- القدرة على ربط بعض الهواتف الذكية بالبريد بحيث يتم سحب الأرقام والصور والرسائل (حسب الرغبة) في بريدك الإلكتروني وتصفحها بسهولة.
- لا يوجد وسيط لايصال الايميل اليك كما هو بين المرسل والمستلم مباشرة ولكن يمكنك نقل الرسالة من بريدك الالكتروني الى رسالة تلقائية.
- عندما تتفاعل شركتك مع العملاء عبر الإنترنت، فإن أهم شيء يمكنك القيام به هو غرس الثقة فيهم. سواء كان الشخص الذي تراسله يبحث عن معلومات حول المنتجات والخدمات التي تقدمها، أو يريد الشكوى من تجربة سيئة، يجب عليك دائمًا تزويد عملائك بتجربة إيجابية.
البريد الإلكتروني
- إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا ينتهي بـ “@ gmail.com” أو “@ yahoo.com”، فقد تعطي انطباعًا خاطئًا للعملاء بأنك لست جادًا بشأن عملك، وسيجدون أنهم يتساءلون عما إذا كان البريد الإلكتروني قد وصل من مصدر شرعي.
- يُظهر وجود بريد إلكتروني مخصص أنك جاد بما يكفي لامتلاك بريد إلكتروني واسم مجال مطابقين، وهذا يعني أنك لست مجرد شخص بريد إلكتروني مجاني، ولكنك تمثل شركة حقيقية وجادة، وهذا سيزيد أيضًا من مصداقيتك عند الرد على شكاوى العملاء أو عند الرد على المراجعات والنقد عبر الإنترنت.
- يساعد استخدام اسم مجال عملك لإنشاء بريد إلكتروني عملاءك على تذكر اسم شركتك وعنوان موقع الويب الخاص بك، إذا كانوا يعرفون بالفعل اسم شركتك ويريدون البحث عنك عبر الإنترنت، فإن أول شيء يكتبونه هو اسم عملك ثم Com.
المستندات التجارية الرقمية
- الأعمال الإلكترونية، التي تستخدم الإنترنت والاتصالات لتبادل المنتجات والخدمات بين الشركات والمجموعات والأفراد، هي نشاط أساسي لأي عمل تجاري.
- تعد مستندات الأعمال الرقمية من بين أكثر أنواع مستندات الأعمال شيوعًا منذ ظهورها لأول مرة حتى اليوم، وهي مركز أساسي لكل شيء في الحياة في جميع المجالات العلمية والعملية والتدريسية وجميع المجالات الأخرى.
- لا مكان أو مجال بدون هذه التقنية الحديثة التي لعبت دورًا رئيسيًا في تغيير مسارات الحياة العديدة، وجعلت العديد من المجالات تأخذ مسارات أخرى اعتمادًا على التطور التكنولوجي الذي حدث.
- أكثر مجالات التقنية انتشاراً هي المجالات العلمية، واعتمادها الأكبر على الحاسوب وتطبيقاته وبرامجه الفعالة التي تخدم مصالح العمل الذي يقوم به الأفراد، وأهمها ما يعتمد على الوثائق.
- لابد من وجود العديد من مثل هذه البيانات والوثائق المتخصصة التي تسمح لجميع الأفراد بحفظ كافة البيانات والمعلومات التي تخصهم، وكذلك تمكنهم من الحصول عليها عند الحاجة.
- تختلف مستندات العمل بشكل كبير داخل الشركات والمؤسسات وتشمل رسائل البريد الإلكتروني وخطابات العمل وتقارير الأعمال.
ما هي خطابات الأعمال
- يجب أن تدرك تمامًا أن هناك فرقًا بين خطاب العمل والرسالة الشخصية من حيث الشكل العام والأسلوب وطريقة الكتابة، وهناك العديد من الشروط التي يجب الالتزام بها عند كتابة خطاب العمل.
- خطاب العمل هو وثيقة رسمية مكتوبة بأسلوب وطريقة معينة تستخدمها شركة أو هيئة رسمية معينة عند مخاطبتها من قبل شركات أو مؤسسات أو هيئات رسمية أخرى.
- أو عندما تتواصل الشركة وعملائها، يطلب المستهلك خدمة من الشركة، ويتلقى ردًا على شكل خطاب عمل يصف الخدمة وتكاليفها وشروط تقديمها.
- يجب أن تكون رسالتك قصيرة ومعبرة، مهما كانت التفاصيل صغيرة أو مدى أهمية التفاصيل. يجب أن تكون تصريحاتك جادة، وليست روح الدعابة أو خيالية، وبعيدة عن اللغة الأدبية، أي الرسمية بطبيعتها.
- أنت تكتب باللغة العربية الفصحى. يجب أن يكون كلامك واضحًا ومحددًا ولا تنتقل إلى محور جديد حتى تنتهي من سرد كل ما يتعلق بالمحتوى السابق دون إطالة أمده، وعندما ترد على رسالة، افعل الشيء نفسه.
ما هي تقارير العمل
إنها وثيقة رسمية تعرض وتناقش جميع المعلومات والبيانات ذات الصلة بمجال عملك ووظيفتك. عادة ما يتم توجيه تقارير العمل إلى أشخاص محددين مثل المديرين والمشرفين هناك.
- التقارير التي تتم كتابتها عن العمل وأهمها تقارير المبيعات أو الكشوف أو التقارير الخاصة بالميزات والميزانية.
- عند كتابة تقارير الأعمال، يجب أن تكون على دراية ببعض الأشياء وأن تكون ماهرًا في كتابة التقارير، ولديك خبرة سابقة في كتابة هذه التقارير.
- يجب أن تكون لغة التقرير بسيطة ومفهومة وواضحة ومهنية في نفس الوقت، مع تجنب الإطالة والتعبئة غير الضرورية.
- من الضروري تحديد الجهة التي سيقدم لها التقرير، سواء كان المدير المباشر للعمل أو الإدارة العليا، أو يمكن للجهات الأخرى الاستفادة منه، مما يؤثر على المعلومات التي يحتويها، والتي من المفترض أن تقدم بيانًا واضحًا. صورة الموضوع المطلوب.
- من الضروري معرفة طبيعة التقرير والغرض منه من أجل تسهيل تحديد المعلومات الضرورية بشكل صحيح وجمع البيانات ذات الصلة وترتيبها.
- بناء هيكل التقرير والعناوين الرئيسية والفرعية وتسلسل تقديم الإجراءات والحقائق واعتماد الاستمارات التي قد يطلبها بعض أصحاب العمل من الدوائر الحكومية أو المنظمات الدولية.
- يجب تنظيم التقرير وترتيبه بحيث يتم ترقيمه ويتضمن عناوين متسلسلة منطقيًا وعناوين فرعية، مما يمكّن الإدارة أو الجهة من الوصول إلى المعلومات المطلوبة بطريقة سهلة، وتحقيق الهدف المنشود.
- يجب فحص التقرير ومراجعته بعناية قبل تقديمه في شكله النهائي، ويوصى بترك الملف لبعض الوقت لمدة ساعة أو أكثر إن أمكن والعودة لإلقاء نظرة نهائية، مما يساعد على اكتشاف الأخطاء وحذف المعلومات التي قد تكون غير مفيدة أو زائدة عن الحاجة.
- احرص على عدم تضمين أفكار وإضافات غير ملائمة قد تشتت انتباه المحتوى.
وبهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية هذا المقال الذي تعرفنا من خلاله على علم الإدارة الذي يعتبر أحد العلوم الهامة، كما تعرفنا إلى مستندات الأعمال وأنواعها المختلفة، وكذلك تعرفنا على المستندات الرقمية التجارية، كما تطرقنا إلى الحديث عن تقارير العمل، وخطابات الأعمال.