هل إدارة المكاتب لها مستقبل أدى تخصص إدارة المكاتب في الآونة الأخيرة، وتحديداً في العقد الماضي، وزيادة التحكم في التطبيقات التكنولوجية والعمل عن بعد، إلى تغيير جذري في متطلبات والغرض من تلك الوظيفة، بعد أن كانت مجرد مسؤوليات روتينية مثل كاحتفاظ بالملفات المهمة حتى العودة إليها وتنظيم تلك الملفات الخاصة بالموظفين وبيانات الشركة، تحول الأمر في كثير من الشركات لجعلها وظيفة متطورة ومتطلبات أكثر تخصصًا، وفي هذا المقال يستعرض معكم أهم المعلومات حول تخصص إدارة المكاتب ووظائفها وأنواعها سواء كان لها مستقبل أم لا.
تعريف تخصص إدارة المكاتب
يُطلق على الموظف الذي يعمل في مجال إدارة المكاتب اسم “مدير المكتب”، ويرتبط هذا المسمى الوظيفي بالعديد من المهام الأساسية التي يلتزم مدير المكتب بتنفيذها بشكل دوري وروتيني، ولكن قد تختلف هذه المهام من مؤسسة عمل واحدة إلى آخر، على سبيل المثال، يختلف عمل مدير المكتب في مؤسسة أكاديمية مثل الجامعات حول مدير المكتب في شركة تجارية، وكذلك حول مدير المكتب في مؤسسة حكومية، وما إلى ذلك، ولكن هناك عدة مهام رئيسية الموجودة في جميع أنواع تخصصات إدارة المكاتب تقريبًا مثل تنظيم الملفات المهمة وكذلك الاجتماعات مع صانعي القرار والمسؤولين والمهام المتعلقة بالاتصالات والموارد البشرية.
هل إدارة المكاتب لها مستقبل
نعم، والإجابة على هذا السؤال ذات شقين. الجزء الأول يتعلق بالشركات والمؤسسات الأكاديمية ومؤسسات العمل الأخرى التي لا تزال تعتمد على النظام الإداري الروتيني لتسيير الأعمال العادية، والتي يقوم بها مسؤول إدارة المكتب. في هذه الحالة من المتوقع أن تستمر الحاجة لذلك التخصص ولكن بمعدل نمو بطيء. التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا، والتي من المتوقع أن تحقق نموًا أكثر تقدمًا في مجال إدارة المكاتب، والتي ستحتاج بلا شك إلى عنصر بشري للقيام بذلك، ولكن مع متطلبات وظيفية أكثر مثل قدرتها على التعامل مع التكنولوجيا والبرمجيات التي تسهل التحكم في الإيداع والتعامل مع الاستفسارات أو العملاء، وترتيب البيانات المتعلقة بالمؤسسة، إلخ.
معلومات حول دراسة إدارة المكاتب
تقوم العديد من الجامعات بتدريس تخصص إدارة المكاتب كتخصص وظيفي واحد يحتاج إلى دراسة أكاديمية لتلبية حاجة سوق العمل إليه، خاصة مع التطور التكنولوجي الذي حول هذه الوظيفة من مجرد وظيفة تنظيمية روتينية إلى وظيفة ذات أذرع واحتياجات مختلفة. الكوادر، وهذه المواد الدراسية هي أبرز المواد أو الدورات التدريبية التي تدرس في هذا التخصص في معظم الجامعات
- ادارة اعمال.
- الموارد البشرية.
- إدارة التسويق.
- تطبيقات الحاسوب وبرامج الحاسوب.
- كتابة تقنية.
- الاتصالات الإدارية.
- القدرة على الكتابة على لوحة مفاتيح.
- إدارة الوقت.
- اقتصاد.
- إدارة الجودة.
- إجراءات السكرتارية.
طبيعة العمل في مجال إدارة المكاتب
من المتوقع أن يعمل حامل درجة أكاديمية في إدارة المكاتب في عدد من المناصب المتنوعة مثل المساعد الإداري أو السكرتير الخاص أو منسق الموارد. من المتوقع أن يعتمد توظيف مديري المكاتب على الشهادة الأكاديمية وليس فقط الخبرة السابقة. تخصص إدارة المكاتب أو تخصص إدارة الأعمال. بشكل عام، مهمة مدير المكتب هي إدارة عدد من المهام الأساسية التي تعتمد على التنظيم الإداري. على وجه الخصوص، يمكن الإشارة إلى أن طبيعة عمل مدير المكتب هي إدارة أعمال السكرتارية والتعامل مع الأفراد من داخل وخارج منظمة العمل. وكذلك تطبيق التقنيات الحديثة في تنظيم وجدولة الملفات واعداد المشاريع المكتبية وممارسة مهام الطباعة.
المهارات اللازمة للتخصص في إدارة المكاتب
نظرًا لأن مديري المكاتب هم نقطة الاتصال الأولى داخل مؤسسة الأعمال أو الشركة وعليهم بناء بيئة عمل رائعة كمساعدين تنفيذيين، ولهذا السبب يمكن القول أن تخصص إدارة المكاتب له مستقبل قوي ولكن إذا تم العمل من أجل تطوير المهارات الشخصية التي تحاكي التغييرات المفروضة في العصر الحالي من الجانب الفني والتكنولوجي، فهذه هي أهم المهارات المطلوبة للتخصص في إدارة المكاتب
- مهارة الاتصال الفعال يجب أن يتمتع مدير المكتب بقدرة قوية على التواصل مع العملاء أو الموظفين أو المسؤولية في العمل، وذلك ببساطة لأنه نقطة الاتصال بين جميع هذه الفئات، وبالتالي فهو يتمتع بمكانة رائعة في تحسين سمعة المنظمة وبناء الثقة.
- التعامل مع الكمبيوتر هذه المهارة من أهم المهارات التي يتم تضمينها في قائمة المهارات الصعبة أو المهارات التي تأتي مع التعلم. من الترتيب المعتاد.
- إدارة الوقت يجب أن يكون مدير المكتب أكثر تميزًا في إدارة الوقت من أي شخص عادي، ومن خلال هذه المهارة يمكنه تنظيم جميع الأعمال والمهام القائمة على أساس زمني مناسب يضمن الفعالية المطلوبة دون تعطيل العمل، ولهذا الغرض نجد أن العديد من الكليات متخصصة في إدارة المكاتب تقوم بتدريس إدارة الوقت في إحدى الدورات.
- مهارة التفاوض يرتبط منصب إدارة المكتب بقدر معين من التفاوض، على سبيل المثال، قد يتفاوض بشأن الميزانية أو للحصول على امتيازات لشركته أو مدير عمله أو المؤسسة، وغيرها من الأمور التي تتطلب التفاوض مع طرف آخر لتحسين الامتيازات أو لبناء علاقات مع الشخصيات والأطراف الأخرى لضمان أفضل حل وسط يناسب الجميع.
ما هي التوجهات المستقبلية لتخصص إدارة المكاتب
الوظائف تخضع باستمرار لعمليات التطوير حسب متطلبات العصر والفترة الحالية. هناك العديد من الوظائف التي اختفت بسبب عدم قدرتها على تطوير نفسها بشكل يجعلها في أمس الحاجة إليها، خاصة مع التحكم في التكنولوجيا التي أصبحت قادرة على أداء عدة مهام في نفس الوقت، وتعتبر هذه الوظائف بمثابة مكتب متخصص تحتاج الإدارة إلى تطوير وظيفي الآن وفي المستقبل، وهذه هي الاتجاهات التي يمكن لمدير المكتب اتباعها
توسيع المهارة
كلما أصبحت المزيد من الوظائف مؤتمتة ؛ من الضروري أن يكون لدى مدير المكتب مهارات شخصية أكثر تطوراً تمكنه من التعامل مع تلك التقنية التي حلت محل الأوراق المزدحمة، وكيفية إدارة البرامج على أجهزة الكمبيوتر، وخاصة البرامج التي تركز على أعمال إدارة المكاتب مثل النصوص والجداول والبيانات يحتاج إلى إتقانها وعدم معرفتها فقط.
الشركات الرائدة
سيتعين على المتخصصين في إدارة المكاتب اعتماد نهج ريادي بشكل متزايد في انضباطهم، وعلى هذا النحو يجب أن يتمتع مدير المكتب بخلفية قوية في مبادئ الإدارة التجارية والتقنية، فضلاً عن المهارات المتعلقة بالتفاوض وإعداد الميزانية والإشراف، والاتصالات الإلكترونية التي لها هاجروا إلى وسائل التواصل الاجتماعي. اجتماعيًا وأصبح مفتاحًا للتعامل مع العملاء أو الاستفسارات المختلفة.
إدراج التخصص
في العقد المقبل، من المتوقع ألا يكون لقب إدارة المكاتب كافياً لنقل نطاق وعمق المهارات والخبرات الوظيفية لمن يعملون في هذه المهنة، ونتيجة لذلك ؛ سيتم تقسيم هذا التخصص إلى عدة تخصصات فرعية أكثر تخصصًا، على سبيل المثال، سنجد وظيفة منسق الموارد، وهي فقط لتوظيف العمال المؤهلين تأهيلا عاليا والموارد المناسبة، وكانت هذه المهمة من بين المهام العديدة لمدير المكتب، وستكون هناك أيضًا وظيفة فرعية أخرى مثل مراقبة سير العمل، والتي ستعمل. لديها إشراف مهم على المنظمة ولضمان حصول المهنيين على الدعم والموارد اللازمة وأداء وظائفهم، وكذلك تنسيق الاستخدام الكامل من موارد الشركة.
أهمية إدارة المكاتب
تكمن أهمية تخصص إدارة المكاتب في حقيقة أنه يضمن المعالجة الدقيقة والتوازن في سير العمل داخل المؤسسات على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، لذلك فهو مرتبط بمدى الدقة التي تحتويها المنظمة في التنسيق والحفاظ على الموارد وتخزين البيانات المهمة، وتتعلق هذه الوظيفة بمهمة الإشراف التسويقي، وهي مهمة كبيرة للشركات الصناعية والتجارية، وهذا بالتأكيد بالإضافة إلى أن مدير المكتب مكلف بمراقبة سير العمل، وتقييم النتائج على أرض الواقع، ومعرفة آراء وآراء العملاء. لعل كل هذه النقاط هي التي تظهر أن لهذا التخصص مستقبل محتمل، لكن الاختلاف سيكون في كيفية اختيار وتحديد معلومات عن المؤهل لهذا المنصب بناءً على خلفيته الأكاديمية وخبرته ومهاراته الشخصية والتقنية.
بهذا نختتم مقالنا هل لتخصص إدارة المكاتب مستقبل ناقشنا فيه الإجابة على هذا السؤال مع عرض مفصل لتعريف تخصص إدارة المكاتب والمعلومات المتعلقة بالدراسة الأكاديمية وطبيعة العمل الوظيفي لمديري المكاتب، حيث انتقلنا إلى مستقبل ذلك التخصص واتجاهاته الجديدة.