يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية فن التقرير فن إداري مهم يساعد المسؤولين والأفراد على إدارة شؤونهم الوظيفية وتقديم الاستنتاجات والتوصيات التي تستند إلى أساس علمي متين. تعرف على التقرير وأنواعه وأهم عناصره.
فن كتابة التقرير
في المناهج والدوائر الأكاديمية، هناك تداخل بين مفاهيم المقال والتقرير، حيث يتم استخدام الكلمتين بالتبادل. صغير موجه إلى جمهور محدد ولغرض محدد. يتم تعريفه أيضًا بشكل عام ويعمل على تحليل المشكلة أو الموقف، وغالبًا ما يقدم مجموعة من التوصيات للعمل القادم، والذي يحتاج دائمًا إلى أن يكون جيدًا ومنظمًا وواضحًا.
ميزات كتابة التقارير
من أجل كتابة مقال جيد خالي من العيوب، يجب اتباع الخطوات التالية لضمان جودة مقالة عالية
- أن يكون هناك عنوان مناسب لكل تقرير بناء على طبيعة المحتويات.
- يجب أن يكون التقرير قابلاً للقراءة من قبل شخص عادي وأن تكون لغته مفهومة.
- يجب إعداد التقرير وتقديمه في غضون فترة زمنية قصيرة أو فترة زمنية محددة.
- يجب أن يكون التقرير دقيقًا وموضوعيًا ومحددًا.
- يجب فقط تضمين البيانات والمعلومات الدقيقة ذات الصلة بالتقرير.
- يجب أن يوفر التقرير المعلومات للأشخاص المعنيين فقط.
- انتبه إلى شكل التقرير، واكتب محتوياته بالترتيب.
- يجب أن يقدم التقرير شرحًا لجميع التفاصيل المتعلقة بالموضوع.
- يجب النظر في تكلفة إعداد التقرير.
- العمل على تحديد وتيرة التقارير وآلية عملها.
- يجب أن تكون بنية التقرير جذابة وليست مملة للقراءة.
- يجب أن يحتوي التقرير على المعلومات الحديثة فقط.
يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء رئيسية
يتكون التقرير من ثلاثة أجزاء المقدمة، جوهر الموضوع، والخاتمة. يعتبر التقرير وسيلة اتصال تساعد في تحقيق الرقابة والمتابعة وة والتقييم بناءً على الخطة الموضوعة وفق سياسات المنظمة التي تسعى جاهدة لتحقيق أهدافها وتطلعاتها.
ما هي عناصر التقرير
تضمن عناصر التقرير أن يكون التقرير منمقًا وقادرًا على إقناع الناس من خلال المعلومات الدقيقة التي يقدمها، سواء في أسلوب العرض أو من خلال المعلومات الواردة في التقرير. يجب كتابة التقرير بلغة شيقة يستمتع بها القارئ، وأن الأسلوب المتبع يجب أن يكون متسلسلاً من حيث المواقف والأحداث والمعلومات حتى لا يشتت انتباه القارئ ويكون على اتصال بالفكرة المقدمة. فيما يلي العناصر المهمة للتقرير لبناء مقال عالي الجودة
- العنوان يقدم العنوان فكرة بسيطة ومختصرة عن الوظيفة التي يريد الكاتب عرضها. العنوان هو الواجهة الرئيسية للتقرير وهو عامل جذب مهم لدفع القارئ لمواصلة القراءة.
- الخلاصة يقدم التقرير ملخصًا بسيطًا للموضوع يعطي فكرة أولية عن المحتوى المقدم، بحيث يكون موجزًا وواضحًا ويتم تقديمه بلغة سهلة ومفهومة يمكن لأي شخص فهمها.
- المقدمة المقدمة هي الجزء الأول من التقرير وهي جزء تمهيدي له. يعطي لمحة موجزة عن قيمة الموضوع، والتي تشمل ترتيب توضيح تفاصيل محتويات التقرير.
- المحتوى يقدم التقرير محتوى متنوعًا من الدراسات والحقائق بناءً على تسلسل متماسك مع وجود أجزاء من التقرير، مع مراعاة ترتيب الأحداث والنقاط التي تربط الأهمية ببعضها البعض، والموجودة ضمن المحتوى من مجموعة العناوين الفرعية والعناوين الرئيسية.
- النتائج هي مجموعة من الاستنتاجات التي يتم استخلاصها من التقرير بحيث يجب أن تكون هذه الاستنتاجات واقعية ومبررة منطقيًا، ويجب أن تكون الاستنتاجات منطقية ومثبتة وخالية من التحيز للنتائج وتقديم المشورة والتوجيه للمضي قدمًا.
- التوصيات وهي من المراحل المهمة والأخيرة التي تقترح بعض الحلول المناسبة للجميع والتي تساعد على تجاوز مشكلة البحث وعدم تكرارها مرة أخرى.
- الملاحق الملحق هو الدليل الواضح الذي يظهر تكملة للمعلومات الواردة في التقرير، بالإضافة إلى معرفة النتائج والتوصيات وجميع الاستنتاجات المتعلقة بالتقرير. في كثير من الأحيان، يريد المعنيون رؤية هذه الملاحق فقط.
ما هي أنواع التقارير
هناك العديد من أنواع التقارير التي تختلف من حيث المهام والوظائف. فيما يلي أهم أنواع التقارير المعروفة
- التقارير الرأسية أو الجانبية.
- التقارير الداخلية أو الخارجية.
- التقارير الدورية.
- التقارير الرسمية أو غير الرسمية.
- تقارير قصيرة أو طويلة.
- تقارير إعلامية أو تحليلية.
- تقرير العرض.
- التقارير الوظيفية
خطوات كتابة التقرير
فيما يلي نراجع الشرح طريقة التي يتم بها إعداد التقارير بشكل صحيح ودقيق
- تحديد الاختصاصات من أجل اتخاذ قرار بشأن اختصاصات تقريرك، من خلال قراءة تعليماتك أو قراءة أي مصدر للمعلومات حصلت عليه حول التقرير، مع التركيز على فكرة كتابة الغرض أو الدافع لكتابة التقرير.
- تحديد الإجراءات ماذا يعني التخطيط للتحقيق أو البحث، وكيف سيتم كتابة التقرير.
- البحث عن معلومات دقيقة من الأمور المهمة التي يجب أخذها في الاعتبار العثور على المعلومات التي تحتاجها لتقريرك.
- تحديد الهيكل هناك عدد من الهياكل التي تساعد في صياغة التقارير لأن لها هيكل مماثل، وقد يكون لها اختلافات طفيفة.
- صياغة الجزء الأول من تقريرك بعد أن يكون لديك الهيكل الخاص بك، من المهم كتابة العناوين، ثم البدء في ملئها بالمعلومات التي جمعتها حتى الآن.
- تحليل النتائج يساعد التحليل في استخلاص النتائج حيث أن الاستنتاج هو المكان الذي تقوم فيه بتحليل نتائجك وتفسير ما وجدته.
- تقديم التوصيات تقديم التوصيات التي يمكن أن تكون سببًا لحل المشكلة.
- صياغة الملخص التنفيذي والجدولة تحتاج بعض التقارير إلى ملخص تنفيذي أو قائمة محتويات. على الرغم من أن هذين القسمين قريبان من بداية التقرير، فلن تتمكن من العمل معهم حتى تنتهي من الهيكل وتجميع جميع التوصيات.
- قائمة اعمل على تجميع قائمة بجميع المستخدمة.
- ة والتدقيق راجع مسودة التقرير.
مكونات التقرير
فيما يلي نستعرض أهم مكونات التقرير والتي تضمن بناء تقرير متكامل من حيث المكونات الأساسية والهيكلية التي تساعد في كتابة التقرير وتقديم المعلومات بشكل مكتوب. فيما يلي أهم مكونات التقرير
- مقدمات
- صفحة عنوان الكتاب.
- صفحة الخطاب المصاحب للتقرير.
- ملخص إداري.
- مكونات التقرير (الفهرس).
- المقدمة.
- نص التقرير (عرض البيانات)
- العناوين.
- ترجمات.
- العناوين الجانبية (إن وجدت).
- النهايات
- ملخص التقرير.
- التوصيات.
- .
- المكملات.
ها قد وصلنا إلى نهاية مقالنا الذي يتحدث عن فن كتابة التقرير. أهم مكوناته.