ما هو تقرير العمل
يعد تقرير العمل من الطرق التي يتم استخدامها للتواصل بين الوحدات الإدارية داخل نفس المؤسسة، ويمكن أن تكون تقارير العمل مكتوبة أو شفهية، وتكون التقارير فعالة في ربط مختلف أجزاء المنظمة أو الشركة، و تحرص الإدارات العليا في الشركات دائمًا على استخدام تقارير العمل من أجل الوصول إلى الأدوات والمعلومات والحقائق التي تساعد على متابعة سير العمل عن كثب، دون عوائق أو عقبات، ومن خلال هذه التقارير، يمكن لإنجازات الموظفين داخل الشركة التحقق من حجمها وتأثيرها وتوافقها مع الخطة العامة للشركة، تساعد التقارير الجميع في الحصول على معلومات كافية عن الوحدات والمواقع المختلفة داخل الشركة أو المؤسسة، وبالتالي إمكانية إصدار أحكام حول العمل وسره و الجدوى وتطبيق الاوامر والمتطلبات من الموظفين.
كيف تكتب تقرير الأعمال
من الضروري اتباع بعض الخطوات لكتابة تقرير عمل جيد ومتكامل، حيث يجب أن يتضمن التقرير الإيجابيات المختلفة التي حدثت أثناء سير العمل، والنتائج التي تم الحصول عليها، وسيتم سرد الخطوات التالية لكتابة تقرير عمل بشرح طريقة بسيطة وواضحة
تحديد الغرض من تقرير العمل وموضوعه
تعد هذه الخطوة من أهم الخطوات أثناء كتابة تقرير العمل، حيث يتم تحديد الهدف من التقرير، وبالتالي معرفة الموضوع الذي يجب تناوله. أهداف كتابة التقرير يجب أن يساعدها المدير بشكل مباشر للوصول إلى المطلوب، وتختلف متابعة كتابة التقرير بناءً على الأهداف والموضوعات التي يتعامل معها.
التخطيط والتحضير لكتابة التقرير
قبل الشروع في كتابة تقرير العمل لا بد من التحضير لكتابته، ولهذا يجب مراعاة العديد من النقاط، ومن أهم هذه النقاط طرح ما يلي
- كتابة ملخص التقرير بحيث يتضمن الملخص ملخصًا للموضوع الذي سيتناوله التقرير، وتكون المعلومات واضحة وذات أهداف واضحة.
- أخذ الملخص بعين الاعتبار لا ينبغي إهمال الملخص خلال الفترة المشمولة بالتقرير، حتى يظل الكاتب متيقظًا لكيفية ومن يُكتب التقرير، وبالتالي يبقى يقظًا للتركيز على المعلومات المهمة في التقرير.
اختيار الشرح طريقة الصحيحة لكتابة تقرير العمل
بعد معرفة الأهداف والموضوع لا بد من اختيار شرح طريقة مناسبة للتقرير بحيث تتناسب مع المعلومات الواردة فيه ومع الجهة التي سيقدم لها تقرير العمل مثل اختيار نوع النغمة. من الكلام وشرح طريقة الكلام، وفي هذه الحالة يجب أن يكون على دراية جيدة بالشخص الذي سيرفع التقرير إليه. ومن الأمور التي يجب توضيحها عند اختبار شرح طريقة كتابة التقرير ما يلي
- يجب أن يكون كاتب التقرير على دراية بالقراء الذين يخاطبهم من خلال تقريره.
- يجب أن يتأكد الكاتب من أن تقريره مفيد ومناسب لمختلف الأشخاص الذين سيقرؤونه.
- يجب توضيح المعلومات المختلفة الواردة في التقرير، مهما بدت بسيطة.
- وتجدر الإشارة إلى أن التقرير موجه إلى فئة معينة من الناس، حتى لا يضيع الغرض من التقرير، ولا ينشغل به من لا ينتمون إليه.
انتبه لأسلوب الكتابة
عند كتابة تقرير العمل لابد من استخدام لغة بسيطة وواضحة والاعتماد على كلمات دقيقة ومفصلة حتى يظهر النص بسيطا ومفهوما وواضحا، ويجب اللجوء إلى الجمل القصيرة وتجنب المصطلحات المتخصصة. يجب مراعاة القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم والمزيد.
جمع معلومات تقرير العمل
بعد اعتماد أسلوب الكتابة لا بد من البدء بجمع المعلومات حول التقرير، حيث يقوم الكاتب بجمع المعلومات من مصادر مختلفة من خلال البحث والتحقيق سواء في الكتب أو من خلال التفتيش المباشر في الشركة أو عن طريق مقابلة الأفراد وأخذ المعلومات منهم.، ويجب إرفاق المستندات المختلفة الأوراق والمستندات التي تم جمعها أثناء كتابة التقرير والمشار إليها في التقرير لتأكيد المعلومات. من بين المعلومات التي يجب عدم إغفالها أثناء كتابة تقرير العمل ما يلي
- الرسوم البيانية.
- الاستبيانات.
- بعض آراء الخبراء والعملاء في المقابلات معهم.
- بيانات توضيحية.
- الإحصاء.
- الدراسات والبحوث.
- معلومات مالية.
كتابة التقرير وفق هيكل معين
لكي يكون تقرير العمل كاملاً ودقيقًا، ولكي يكون مقبولاً، يجب أن يتضمن العديد من الأجزاء المهمة. لذلك، يجب الانتباه إلى هيكل التقرير العام. فيما يلي أهم أجزاء تقرير العمل
- صفحة العنوان هي الصفحة الأولى من التقرير ويجب أن تتضمن العنوان الذي يوضح محتوى التقرير واسم الكاتب ووظيفته والشخص الموجه إليه التقرير وتاريخ كتابته.
- الملخص يتضمن الملخص المعلومات المختلفة الواردة في التقرير بشكل موجز وسريع، بالإضافة إلى عرض الأهداف والنتائج المرجوة من التقرير.
- المحتويات هو جدول يوضح أقسام التقرير وبالتالي يقدم لمحة موجزة عن أقسام ومحتوى التقرير.
- المقدمة يجب أن تكون المقدمة في بداية التقرير وأن تحتوي على نظرة عامة سريعة على أهمية التقرير، حيث يتم عرض المشكلات التي يحاول التقرير التحقيق فيها.
- المناقشة وهي أهم أقسام التقرير والمقطع الذي يحتوي على الجزء الأكبر من المعلومات والحقائق، حيث تناقش المشاكل وتذكر الاقتراحات وغيرها من الأمور التي تدور حول الموضوع الرئيسي للتقرير.
- النتائج وهي التي يتم من خلالها الانتهاء مما تمت مناقشته في التقرير وتحديد ما إذا كانت أهداف التقرير ناجحة أم لا.
- التوصيات نفس الاقتراحات التي يجب أن يقدمها التقرير كحلول متاحة للتخلص من المشكلات التي نوقشت في التقرير.
- يشمل هذا الجزء المصادر و المختلفة التي تم الاعتماد عليها في جمع المعلومات والحقائق الواردة في التقرير.
قالب كتابة تقرير العمل
قد يحتاج بعض الأشخاص إلى نموذج تقرير عمل بسيط من أجل البناء عليه بسرعة، حيث يجب أن يتضمن النقاط المختلفة المذكورة سابقًا. فيما يلي نموذج لتقرير عمل أو شيء مشابه
شركة __________________
السيد __________________، المدير __________________
بعد التحيات الطيبة، يجب أن نعلمك أن __________________ “هنا نص التقرير مكتوب”.
تم إرفاق المستندات والمستندات المطلوبة بالتقرير وتقديمها لك.
أرجو أن تتقبلوا خالص تقديري واحترامي.
مقدمة _______________
موقع __________________
تاريخ __________________
ما هي أنواع التقارير
لا يوجد تصنيف عالمي محدد من أجل تحديد أنواع التقارير، ولكن هناك بعض الأنواع الشائعة من التقارير التي يتم استخدامها عادةً في عمليات دراسة التقارير المختلفة ويتم استخدامها عمليًا
- التقرير الرسمي يتميز بالتنظيم العالي، والتركيز على النظام والحيادية، ويتضمن تفاصيل كثيرة ويلتزم بصيغة كتابة محددة.
- تقرير غير رسمي يتكون من فقرات شبيهة بالرسائل القصيرة ومكتوبة بلغة بسيطة وبسيطة قريبة من لغة الحياة اليومية.
- تقرير طويل هو التقرير الأكثر رسمية، لكن لا يوجد معيار لتعريف التقرير الطويل بدقة.
- تقرير قصير تقرير يتكون من صفحة واحدة أو عدة صفحات وهو إلى حد ما غير رسمي.
- التقرير الإعلامي هو التقرير الذي يحتوي عادة على معلومات مهمة وواضحة، وهو تقرير سنوي يتم من خلاله نقل المعلومات بين أقسام الشركة.
- تقرير تحليلي يهدف هذا التقرير إلى دراسة مشكلة معينة ومحاولة إيجاد الحلول المقترحة لها.
- تقرير الاقتراحات هو أحد أنواع التقارير التي تهدف إلى إيجاد حلول لمشكلة معينة، ووضع خطة لدراسة المشكلات ووضع الحلول المناسبة لها.
- التقرير الجانبي هو التقرير الذي يتم كتابته ليتم نقله بين العاملين في نفس الدائرة أو الوحدة الإدارية داخل الشركة أو المؤسسة أو داخل الوحدات الإدارية.
- التقرير العمودي هو التقرير الذي يتم توجيهه من الموظفين إلى المديرين أو من المديرين إلى الموظفين، ويعتمد تصنيفه على الحركة في اتجاه التقرير نفسه.
- التقرير الداخلي وهو الذي يتم تبادله داخل الشركة نفسها.
- التقرير الخارجي هو التقرير الذي يوجه خارج الشركة.
- التقرير الدوري هو التقرير الذي يصدر بصفة دورية في تاريخ محدد.
- التقرير الوظيفي يتضمن هذا النوع العديد من التقارير التي تأخذ اسمها من هدفها الرئيسي، بما في ذلك التقارير المالية، وتقارير التسويق، والتقارير المحاسبية، وما إلى ذلك.
خصائص كتابة تقرير العمل
تتميز التقارير عن غيرها من الوثائق والمستندات بضرورة مراعاة بعض النقاط التي تميزها وخاصة تقارير العمل. في ما يلي، سيتم ذكر عدد من الخصائص التي تميز تقرير العمل عن الآخرين
- يجب التركيز على أهم المعلومات المتعلقة بموضوع التقرير أثناء الكتابة.
- يجب السعي إلى الدقة والمصداقية أثناء كتابة تقرير العمل وتجنب الغموض والتضليل.
- يجب اعتماد أسلوب كتابة واضح حتى لا يسبب التقرير أي إرباك للقارئ.
- لا بد من ذكر المعلومات باختصار، وتجنب إطالة الشرح.
أهمية تقرير العمل
تقارير العمل ذات أهمية كبيرة في الشركات والمؤسسات من خلال التواصل والتواصل بين الوحدات الإدارية المختلفة في المؤسسة، وسوف نذكر بالتفصيل ما يلي أهمية التقرير
- تقارير العمل هي إحدى وسائل الاتصال ونقل المعلومات لأنها تعتمد على البحث والبحث ثم تحليل البيانات ومن ثم تقديمها في شكل معلومات.
- تغطي التقارير مجموعة واسعة من الموضوعات المختلفة والقضايا المهمة وتقدمها بشرح طريقة واضحة ومختصرة.
- المعلومات الواردة في التقارير منظمة ومنظمة، وتسمح للقارئ بفهم المعلومات الواردة فيها والاستفادة منها بشكل جيد.
كيف تكتب التقارير بصيغة pdf
تحتاج كتابة التقارير إلى بعض الخطوات الرئيسية التي يجب عدم إغفالها من أجل الحصول على تقرير كامل ودقيق، وقد تعلمنا عن مختلف الخطوات اللازمة لذلك، وقد يرغب البعض في الحصول على شرح طريقة لكتابة التقارير بتنسيق pdf من أجل قراءتها عن طريق الهاتف المحمول أو من خلال الكمبيوتر واستخدامه لكتابة التقارير المطلوبة منه، يمكن للزوار كتابة تقرير عمل “pdf”.