استمارة الاجازة السنوية للشركات:
العناصر المطلوب تضمينها في نموذج طلب الإجازة:
- هوية المرسل والمتلقي: الاسم الكامل لكلا الطرفين.
- التاريخ الذي يشير إلى اليوم والشهر والسنة التي تم فيها كتابة الطلب.
- يتم تحديد أهمية الطلب وكذلك الموضوع ونوعية الطلب.
- عنوان الموظف وعنوان الشركة، انظر العنوان الكامل.
- يجب أن يحتوي توقيع مقدم الطلب والتطبيق على توقيع الموظف.
- يجب أن تكون التحية الطيبة في بداية الرسالة.
- هناك العديد من الشركات التي توافق على الإجازة حسب الطلب الوارد. لهذا السبب، من مصلحة العامل أن يرسل الخطاب بمجرد أن يعرف متى يأخذ الإجازة، وليس من الجيد حجز الرحلات الجوية أو الفنادق حتى تحصل بالفعل على موافقة رسمية.
أشياء مهمة يجب مراعاتها عند إجراء استفسار عن الإجازة:
أسباب طلب الإجازة:
_ أحيانًا يتبين أن الموظف قد تحدث إلى صاحب العمل بشأن طلب إجازة الغياب ومع ذلك يجب قبول الأمر رسميًا في الشركة بخطاب رسمي ويتم تسجيل هذه الرسالة في ملف الموظف الشخصي والطلب الشفهي يمكن الإشارة إليها في الرسالة.
_ عند إرسال طلب إجازة، ضع بعض النقاط من خلال توضيح الغرض من الرسالة في الفقرة الأولى، حيث ستجد الرسالة واضحة وغير مملة.
_ وضوح سبب الإجازة وليس من الضروري أن تكون الرسالة طويلة. يجب أن تكتب رسالة قصيرة مفيدة مع ما تريد أن تنقله إلى الشركة.
_ إذا وافقت الشركة على طلب الإجازة، في بعض الحالات يمكن للموظف إرسال خطاب بموافقته، وينصح الموظف بتسمية الأشخاص المسؤولين عن واجباتهم عند مغادرتهم.
مقدم الاجازة:
من الضروري توضيح توقيت استئناف الموظف للعمل، لأنه في الشركات الكبيرة نسخة من خطاب، على سبيل المثال ب. يجب إرسال طلب إجازة إلى قسم الموارد البشرية، بينما في الشركات الصغيرة يمكن للموظف إرسال الخطاب إلى المدير.
معلومات مهمة عن قبول طلب الإجازة السنوية:
- يفضل أن يكون خطاب طلب الإجازة قصيرًا ولا يحتوي إلا على جميع المعلومات ذات الصلة بالطلب، بشكل جذاب يؤثر على حب العمل لدى الشخص المسؤول عن منح الإجازة للموظفين، وأن يكون الخطاب كذلك. لا تحتوي على أسلوب حاد بل تكون رسمية ومهذبة وهي جديرة بالذكر. قبل أن يتقدم الموظف بطلب للحصول على إجازة، يجب عليه التحقق من لوائح العطلات التي تنطبق عليه.
- في حال اقتضت حالة الموظف إجازة، يفضل أن يحتاج إلى فترة زمنية معينة في طلب إجازته، مع مراعاة أن خطاب القبول الذي يوضح مهنة الموظف، والمستندات الصحيحة عند تقديم الطلب و يحتوي دلالة البيانات على … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . التي ستحتويها في الرسالة.
- إذا تم الامتثال لإرشادات الشركة، فيوصى بموافقة الموظف ؛ في حالة تقديم طلب مكتوب، يجب إكمال هذا وتقديمه وفقًا للوائح الشركة، ويمكن إرفاق نسخة بالرسالة.