يحتاج العديد من مالكي الشركات إلى خطة وصول ومغادرة للموظفين أو قائمة حضور تسجل الحضور في الاجتماعات وبعد أن يضعوا خطة وصول ومغادرة للموظفين وجدول زمني مطابق للموظفين مما يضمن أن صاحب العمل يستخدم الموارد البشرية في المكان المناسب وفي الوقت المناسب، وتجدر الإشارة إلى أن عدم الانضباط في ساعات العمل له تأثير على تكاليف العمالة والإنتاج.
قائمة الحضور للموظفين
استمارة الوصول والمغادرة الشهرية
يعد تخطيط الوصول والمغادرة أحد نقاط الاتصال الرئيسية بين الموظفين ورؤسائهم، وعادة ما توجد وحدة منفصلة للوصول والمغادرة، يتم من خلالها تسجيل أوقات العمل لكل موظف وتقييم نفقات كل موظف، وهناك العديد من الوسائل لمراقبة وتسجيل حضور الموظفين وإقالتهم.
تسجيل وصول ومغادرة الموظفين
- إبلاغ الموظفين المسؤولين عن الوصول والمغادرة بساعات العمل المحددة
- أبلغ الموظفين بأوقات البدء والراحة المنتظمة وكذلك استراحات الغداء
- إبلاغ الموظفين بمواعيد الإجازة الرسمية
- يجب إبلاغ العمال إذا كان عليهم العمل لساعات إضافية مؤقتة لأسباب تتعلق بالعمل
- يسجل كل موظف أوقات وصولهم ومغادرتهم في دفتر الأستاذ
- تأكد من أن أحد الموظفين هو المسؤول عن سجل الوصول والمغادرة حتى لا يكون هناك تلاعب.
التزامات الموظف المسؤول عن دفتر الوصول والمغادرة
- من الضروري أن يتحقق الموظف المسؤول من بيانات الحضور والغياب للموظفين ويصحح أخطاء الإدخال
- تسجيل العمل والإجازة المرضية
- تسجيل البعثات والموظفين ذوي التصاريح الخاصة
- يتم نشر نتائج القدوم والمغادرة شهرياً في برنامج الراتب لحساب الرواتب وخصم الموظفين المهملين
- يوجد في بعض الشركات جهاز بصمة الإصبع من أجل مراقبة الحضور والانصراف عن طريق البصمة ومن خلال النظام لتجنب الأخطاء في عملية التسجيل اليدوي.
قائمة ببعض الأمثلة على أوقات حضور وانصراف الموظفين
- من الممكن تحميل الاستمارات الخاصة بجداول الحضور والانصراف من العمل من خلال برنامج Excel او Open Office او Google Sheet وتجدر الاشارة الى ان استمارات تسجيل الحضور والانصراف مصممة ويمكن ايضا القيام بذلك ما عليك سوى طباعة النموذج ويمكن أيضًا ملء الجدول يدويًا من قبل مسؤولي الوصول والمغادرة بالشركة ويتم عرضه في النموذج التالي:
استمارة الوصول والمغادرة الشهرية
- يمكننا أيضًا أن نقول أنه من السهل العثور على جداول وصول ومغادرة الموظف، ولكن في معظم الحالات يجب أن تكون أكثر مرونة للموظفين الذين يعملون أكثر من 12 ساعة، مثل الممرضات بدوام كامل أو بدوام جزئي، وهذا الجدول يتيح أي عدد الموظفين المراد إدراجهم، وكذلك القدرة على تغيير ساعات العمل لكل موظف.
- هناك أيضًا بعض النماذج التي تسمح بتسجيل غياب الموظفين بشكل منفصل في قائمة الحضور وسوف تسجل جميع تفاصيل غياب كل موظف أو إجازته المرضية وكذلك الإجازة العرضية.
قالب جدول غياب الموظف
- هناك أيضًا نماذج توضح ساعات العمل في الأسبوع، ولها جدول زمني للتخطيط الأسرع لأسبوع العمل وتنظيم الجداول الزمنية الخاصة.
- يستخدم هذا النموذج لتسجيل وصول ومغادرة كل موظف في غضون أسبوع.