كتابة التقرير تشبه ماذا

كتابة تقرير مثل ماذا

كتابة تقرير مثل رواية قصة

قد يصاب بعض الطلاب بالارتباك ويعتقدون أنها مشابهة للرسالة، ولكن هناك اختلافات كبيرة بينهم من حيث التعريف والنوع والعناصر، وسنحاول فيما يلي عرض بعض الاختلافات بين الرسالة والتقرير، مع بعض المعلومات حول كتابة التقرير وخصائصه أدناه.

الفرق بين التقرير والرسالة

هناك العديد من الاختلافات الجوهرية بين التقرير والرسالة، بما في ذلك كل ما يلي.

الفرق بين التقرير والرسالة من حيث التعريف

• تعريف التقرير هو عرض مكتوب لمجموعة من الحقائق المتعلقة بموضوع معين، أو تتعلق بمشكلة ما. يحتوي التقرير أيضًا على تحليل منطقي، وقد يصل إلى نقطة كتابة الاقتراحات والتوجيهات التي تتماشى مع النتائج التحليلية التي تم التوصل إليها أثناء التقرير.
• تعريف الرسالة ما يكتبه المرسل من معلومات وأخبار على شكل خطاب بغرض إرسالها إلى المرسل إليه عبر طرق بريد مختلفة. هناك أيضًا رسالة شفوية، وهي رسالة صوتية يرسلها المرسل إلى المرسل إليه شفهياً.

الفرق بين التقرير والرسالة من حيث الهيكل العام

الهيكل العام للتقرير

يتكون الهيكل العام للتقرير من بعض النقاط، وهي على النحو التالي.

• بداية التقرير حيث توجد صفحة الغلاف، وتحتوي الصفحة على فهرس بسيط لمحتويات التقرير، وملخصًا عامًا للتقرير، مع مقدمة لخلفية التقرير وأهدافه ونطاقه. .
• موضوع التقرير (متن التقرير) باختصار، هو صلب التقرير، حيث تُعرض المعلومات والحقائق الموصوفة في التقرير بشكل موسع وتوضيح.
• نهاية التقرير أو خاتمة التقرير تحتوي الخاتمة على النتائج النهائية للتقرير وتوصياته.

الهيكل العام للرسالة

تتكون الرسالة من بعض عناصرها الأساسية، وهي كالتالي.

• المرسل هو الشخص الذي يكتب الرسالة فيكتب بعض البيانات عن نفسه مثل اسمه وعنوانه في بداية الرسالة.
• نص الرسالة هو الموضوع الذي كُتبت الرسالة من أجله في الأصل. يتم كتابة عنوان موضوع الرسالة أو سبب الرسالة. من المتوقع أن يحتوي نص الرسالة على بعض العناصر، بما في ذلك ما يلي.
  • الافتتاح مقدمة الرسالة التي تتضمن البسملة أو التحميد، أو في الرسائل بلغات أخرى تبدأ بها الرسائل بمدح المرسل إليه.
  • الغرض هو جسم الرسالة، أو محتواها، وهو الموضوع المكتوب الذي كتبت الرسالة من أجله في الأصل.
  • الخلاصة تنتهي معظم الرسائل بدعاء إلى المرسل إليه، أو طلب خاص يطلبه المرسل من المرسل إليه، أو حتى بعض الكلمات الطيبة.
• المرسل إليه في هذا الجزء يتم كتابة بعض البيانات عن المرسل إليه، مثل اسمه وعنوانه. أثناء الكتابة، يؤخذ الاحترام في الاعتبار – خاصة مع الرسائل الرسمية -.

الفرق بين التقرير والرسالة من حيث النوع

تتنوع التقارير والرسائل إلى عدة أنواع، والتي توضح فيما بينها مدى الاختلافات بين التقرير والرسالة، ومن بين تلك الأنواع ما يلي.

ما هي أنواع الرسائل؟

يتم التمييز بين الرسائل وفقًا لاختلاف المرسل إليه. إذا كان المرسل إليه صديقًا أو أخًا، فهذه مسألة، أو إذا كان المرسل إليه جهة رسمية، فهذا نوع آخر. وفقًا لأهدافها، فهي على النحو التالي.

• رسائل الديوانية من أسمائها يمكنك تحديد الغرض الذي كتبت من أجله. هي رسالة رسمية موجهة إلى جهة رسمية سواء أكانت سياسية أم إدارية.
• رسائل الإخوان وهي رسائل تظهر المشاعر العاطفية بين الناس، كالتهنئة، والتعازي، والأمل، والخوف، والمحبة، وما إلى ذلك من مشاعر الكاتب الوجدانية.
• الرسالة الأدبية هذه هي الرسائل التي يتم فيها مناقشة مواضيع محددة، ويتم عرض بعض الصور الأدبية التي تسهل على القارئ فهم موضوع الرسالة، والتي تسمى “مقالات”.

ما هي أنواع التقارير؟

أما التقارير فهي مقسمة بحسب العديد من العوامل المصاحبة لكتابة التقرير، من أهداف التقرير، ووقت كتابة التقرير، أو حتى محتوى التقرير أو التصميم أو الاتجاه، وبالتالي يتم تقسيم أنواع التقارير إلى كل مما يلي.

• حسب موعد الإفراج يتم تقسيم التقارير حسب وقت الإفراج إلى كل مما يلي.
  • التقارير الدورية وهي تقارير تغطي فترات زمنية محددة، ويحددها صاحب العمل. قد تكون هذه التقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو حتى ربع سنوية أو نصف سنوية.
  • التقارير غير الدورية وهي تقارير تغطي فترات زمنية غير محددة، وتسمى تقارير استثنائية، لأنها تتعلق بأحداث معينة.
• حسب الهدف من التقرير تنقسم التقارير من حيث الهدف من التقرير إلى عدة أنواع منها ما يلي.
  • تقارير المتابعة وهي تعمل على متابعة الخطط التي تم وضعها والمشاريع التي تم استكمالها.
  • تقارير المعلومات هي التقارير الإخبارية التي تنقل المعلومات أو الأحداث.
  • تقارير الدراسات تعرض هذه التقارير الدراسات التي يتم إجراؤها داخل المؤسسة.
  • تقارير تقييم الأداء باسمها، يتم إجراء تقييم الأداء بشكل عام، وفقًا لمعايير محددة مسبقًا، ويتم استخدامه لتقييم الأفراد أو الإدارات أو حتى الهيئات والحكومات.
• حسب نوع المحتوى يتم تقسيم التقارير حسب نوع المحتوى إلى 3 أنواع وهي كالتالي.
  • التقارير المحاسبية والمالية هي التقارير التي تتم كتابتها للتعبير عن الأوضاع المالية، ومعرفة حجم الأرباح والخسائر بالأرقام والحسابات.
  • تقارير الأنشطة هي تقارير مكتوبة بطريقة تعكس الأنشطة المختلفة للمنظمة، وهي في الغالب تقارير إدارية.
  • تقارير الموظفين هذه هي التقارير التي تحتوي على معلومات حول الأفراد. يعملون على توضيح الجانب الشخصي والسلوكي والأخلاقي، وأشهر الأمثلة على ذلك تقارير فترة اختبار الموظف.
• حسب شكل التقرير أما بالنسبة لشكل التقرير، فهناك نوعان فقط من التقارير، وهما على النحو التالي.
  • التقارير المصممة مسبقًا هي نوع من التقارير التي تتم كتابتها في نماذج مطبوعة مسبقًا، ويكمل الكاتب محتوى هذا التقرير، مثل تقارير الصيانة الدورية.
  • التقارير الفردية لا يتعين عليهم الالتزام بنمط محدد مسبقًا.
• وبحسب الجهة الموجه إليها التقرير تنقسم التقارير أيضاً من حيث الجهة التي يوجه إليها التقرير إلى نوعين وهما على النحو التالي.
  • التقارير الداخلية هي التقارير التي يتم إرسالها إلى أعلى داخل المنظمة.
  • التقارير الخارجية هي التقارير التي يتم توجيهها من جهات خارجية إلى المؤسسة.
• وفق المنهج المتبع في التقرير تنقسم التقارير من حيث المنهج الذي تتبعه إلى 4 أنواع، وهي كالتالي.
  • التقارير التاريخية تتناول هذه التقارير الأحداث الماضية وتعمل على تحليلها وتوضيح مدى التطور الذي نشأ على أساسها.
  • التقارير الوصفية هذه هي التقارير التي تقدم وصفًا كاملاً لبعض الأشياء المحددة مسبقًا، مثل تقارير دراسة السوق.
  • التقارير الإحصائية وتحتوي على تحليل إحصائي للأوضاع والأحداث داخل وخارج المؤسسة، ومدى تأثر المؤسسة بأعداد تلك الحوادث.
  • التقارير المقارنة هي تقارير تعرض نتائج وأنشطة المؤسسة، بالإضافة إلى عرض تقديمي يمكن من خلاله مقارنة نشاط المؤسسة مع المؤسسات المنافسة الأخرى.

ميزات كتابة التقرير

هناك مجموعة من الخصائص التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقرير، وهي كالتالي.

• يجب كتابة التقرير بدقة شديدة. أثناء كتابة التقرير، يجب ألا تغيب عن بالكم الهدف الرئيسي للتقرير نفسه، وألا تتوصل إلى معلومات مفرطة لا تفيد الطرف الذي سيتم إرسال التقرير إليه.
• يجب تقسيم التقرير إلى عدة نقاط أساسية، وتكون تلك النقاط في عناوين فرعية ضمن التقرير، مما يجعل القارئ يصل إلى الهدف الذي يريد البحث عنه بسهولة.
• يجب الالتزام بالموضوعية المطلقة في التقرير. لا يمكنك إعطاء الأسبقية لرأي شخصي أو نزوة على الأفكار المعروضة في التقرير، ما لم يتضمن التقرير رؤية المؤلف.
• كاتب التقرير ملتزم بالشمولية. يجب عليه إكمال التقرير بطريقة تغطي جميع النقاط التي يجب الوصول إليها في التقرير.
• على كاتب التقرير أن يستخدم اللغة التي تناسب القارئ، وأن يحدد الوقت المناسب لتقديم التقرير للمراجعة.
• يجب على كاتب التقرير استخدام أي وسيلة إيضاح تساعده في توضيح المعلومات الواردة في موضوع التقرير.

المراجع