كيفية كتابة تقرير العمل، والذي يتم تعريفه على أنه صياغة تفصيلية لمجموعة من المعلومات والبيانات تتلخص في شكل نقاط، بالإضافة إلى مجموعة من التوصيات المستخرجة من التقرير. يمكن عرض تقرير الوظيفة كمرجع يتم من خلاله توثيق بعض الخطوات ويمكن استخدامها في أي وقت.
خطوات لكتابة تقرير الوظيفة
إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة تقرير عمل، فعليك دراسة أهم خطوات كتابة التقرير، وأهمها:
- التحديد المسبق للغرض من التقرير ومعرفة الجهات المهتمة به، مثل أصحاب العمل أو بعض الإدارات، وكيفية إدراج المحتوى لتحقيق الهدف المنشود من كتابة التقرير.
- قدم الأفكار التي سيتم تناولها في التقرير، مع الأخذ في الاعتبار عرضها الواضح والمتسلسل لتسهيل فهم تلك الأفكار.
- يجب أن يكون للمحتوى بعض الخصائص، بما في ذلك التركيز على موضوع التقرير وعدم الحديث عن الأفكار غير الرئيسية. كذلك، ضع في اعتبارك تنظيم المحتوى وربطه بأرقام ومعلومات تعزز مصداقيته.
- مقدمة موجزة للنقاط الرئيسية الواردة في التقرير، مع مراعاة عرض الأفكار خطوة بخطوة وبطريقة متماسكة لتسهيل قراءة التقرير وفهمه.
- راجع التقرير وصححه للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية أو النحوية.
أنظر أيضا:
المراحل الأساسية لكتابة تقرير الأعمال.
هناك عدة مراحل يجب الالتزام بها عند الشروع في معرفة كيفية كتابة تقرير وظيفي، ومن أهم هذه المراحل ما يلي:
فهم موجز للتقرير
تعتبر هذه أهم مرحلة في كتابة التقرير، حيث من الضروري التحقيق الكامل للهدف المنشود من كتابة التقرير من أجل صياغته بطريقة مفهومة للجهة المهتمة بالتقرير.
جمع البيانات
بعد إدراك الهدف من كتابة التقرير، من الضروري جمع البيانات حول الموضوع التي يمكن الحصول عليها من مصادر مختلفة، وكمية المعلومات التي سيتم تضمينها في التقرير تتناسب مع الهدف العام لكتابة التقرير، وأنت يمكن استخدام بعض المراجع للحصول على معلومات حول التقرير.
نظم الأفكار
بعد الحصول على المعلومات التي سيتم تغطيتها في التقرير، يجب تنظيم الأفكار الرئيسية للتقرير في شكل نقاط متسلسلة تمهيدًا لعرضها في التقرير.
تحليل الأفكار
حيث يتم دراسة ومناقشة الأفكار التي تم الحصول عليها والتحقق من مدى مصداقيتها قبل البدء في كتابة التقرير.
كتابة التقرير
في هذه المرحلة، تتم كتابة مسودة أولية للتقرير تتضمن عرض الفكرة الرئيسية للتقرير، وتحديد المصطلحات البارزة للتقرير، وتفصيل الفكرة الرئيسية للتقرير، وتقديم الأدلة المتعلقة بالموضوع الرئيسي. الأفكار وشرح النقاط ذات الصلة.
تحقق من التقرير
حيث يتم تحليل الشكل العام للتقرير وتعديل صياغته للتعرف على جميع التفاصيل التي سيتم تناولها في التقرير.
أنظر أيضا:
كيف تكتب تقرير الأعمال
تقرير العمل مكتوب وفق مجموعة من العناصر والمعايير أهمها ما يلي:
الغرض من التقرير
عند كتابة التقرير، تجدر الإشارة إلى أن هذا التقرير سيقرأه شخص هو الهدف الأساسي لكتابة التقرير، وغالبًا ما يتم كتابة التقرير للقادة في العمل، أو لأستاذ جامعي، أو للجنة المعنية. بتقويم العمل، والعمر المؤقت للشخص الموجه إليه التقرير، ومن هناك نستنتج ضرورة الحصول على معلومات صادقة تتعلق بكافة جوانب التقرير.
النهج العام للتقرير
تركيز التقرير يعني طريقة عرض الأفكار وإدراجها في التقرير. في حالة استخدام النهج من أعلى إلى أسفل، يتم تقسيم التقرير على النحو التالي:
- اكتب الخطوط العريضة للقسم
- ثم الخطوط العريضة للفرع
- ثم قم بتحديد أو التعبير عن الفقرة كنقاط نقطية أو تيار من الأفكار.
- تم تأطير تدفق الأفكار بعبارات تعزز الهيكل العام للتقرير.
- عند كتابة التقرير، لا ينبغي إغفال الجداول والرسوم التوضيحية عند إعداد صياغة التقرير.
معايير جودة التقرير
هناك عدة أسباب تجعل التقرير نسخة من التقييم الكتابي، بما في ذلك:
- استثمر في المعرفة والمعلومات المكتسبة، وكذلك ما تمت قراءته والبحث عنه.
- احصل على المزيد من الخبرات والتجارب التي يمكن تطبيقها بطريقة أكثر شمولية في العمل.
- يتضمن التقرير عرضا تحليليا لبعض الظواهر وثيقة الصلة ببعض المشاكل.
- لا بد من ذكر جميع المصادر التي تم التعاقد معها وعدم سرقة المراجع، وكذلك كتابة التقرير على طريقتك.
من خلال كتابة تقرير جيد، يوضح هذا القدرة على:
- الوعي الكامل بلائحة التقرير وفهم أهم أهدافه وشروطه.
- جمع وتحليل جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع قيد الدراسة.
- القدرة على صياغة مادة متقنة ومتماسكة.
- وإمكانية تقديم تقرير حسب تعليماتكم.
- القدرة على تقديم الاستنتاجات المناسبة مع الأدلة والحجج.
- اعرض بعض التوصيات التي سبق دراستها.
أنظر أيضا:
الهيكل العام للتقرير
هناك العديد من العناصر التي يجب أن يتضمنها التقرير مع ضرورة التنبه إلى أهمية إضافة أسلوبك الخاص عند كتابة تقرير العمل، ومن أهم هذه العناصر ما يلي:
- العنوان، وهو أهم عنصر في التقرير، يمثل جملة قصيرة تجمع كل محتويات التقرير، من الضروري اختيار عنوان يجذب القارئ بحيث يكون له تأثير مقبول.
- يجب أن يكون الملخص قصيرًا ولا يزيد عن فقرتين فقط أو ما يعادل حوالي 0 كلمة، ويجب أن يحتوي الملخص على محتوى التقرير كعامل حاسم إذا استمر القارئ في قراءة التقرير. يجب أن يحتوي الملخص أيضًا على بعض التفاصيل مثل تقديم الغرض من التقرير أو محتواه أو النتائج التي تم الحصول عليها.
المقدمة والتي يجب أن تتضمن إجابة معظم الأسئلة المطروحة في التقرير، بحيث تبدو المقدمة كنسخة مختصرة من التقرير، ويجب أن تتضمن المقدمة ما يلي:
- ما المشكلة؟ يجب أن يتضمن الغرض من التقرير.
- ما هي المشكلة التي يجب حلها؟
- ما هي اسباب المشكلة؟
- هل المشكلة لا تزال دون حل؟
- ما هي العوامل التي تساعد في حل المشكلة؟
- ما هي أهم النتائج؟
معلومات أساسية، وتشمل أهم أسباب إعداد التقرير، ومن خلالها يصل القارئ إلى أسس استمرارية قراءة التقرير.
الدراسات السابقة حيث يتم إجراء مقارنة بين الطريقة الحالية للتعامل مع المشكلة وأسباب معالجتها والطرق السابقة لعرض تلك المشكلة.
القسم المنهجي والذي يمكن تقسيمه إلى عدة نقاط رئيسية وهي:
- تلخيص موضوع التقرير.
- استخدم الأرقام لتقديم الأفكار الرئيسية بالنقاط.
- المصطلحات الموضحة بالتفصيل في التقرير.
النتائج هي أحد العناصر الفنية للتقرير وتتضمن الإجابة على الأسئلة التالية:
- ما هي الجوانب التي يجب تقديمها؟
- هل تم التحقق من الافتراضات في التقرير؟
- ما هي معايير قياس الأداء؟
- ما هي النتائج ولماذا كان هذا هو الحال؟
قد يتطلب عرض النتائج في شكل رسوم توضيحية أو رسوم بيانية، ويمكن ترقيم النتائج بالنقاط إذا كانت متعددة.
وبذلك تم إجراء مناقشة حول كيفية كتابة تقرير العمل وأهم خطوات كتابته والخطوات التي يجب اتباعها لكتابة التقرير. كما تم عرض أهم عناصر هيكل التقرير، والتي يجب أن يتم سردها بدقة في التقرير.