كيفية كتابة تقرير إداري، والذي يعتبر وسيلة من وسائل الاتصال بين مؤسسة وأخرى، أو جهة حكومية وكيان آخر، حيث أن معظم الجهات الرئيسية تستخدم التقارير الإدارية التي يتم إرسالها بشكل رسمي، والتي توضح بعض الأمور. أو توضيح العمل الذي تهتم به هذه الهيئات والمؤسسات، وتختلف التقارير بين التقارير الإدارية وتقارير السلامة والمدرسة.

كيفية كتابة تقرير إداري

عند الإلمام بكتابة تقرير إداري، عليك أولاً معرفة ماهية التقرير الإداري وما هي أهميته والغرض منه، وهي كالتالي:

  • أنت تعلم أن التقرير الإداري مكتوب لتحقيق هدف ملموس وملموس، حيث أن التقرير الإداري يحتوي على مجموعة من المعلومات والبيانات التي تشكل دليلاً، ليتم تحليلها من خلال أحد الموضوعات المهمة التي تهم الهيئات والمؤسسات.
  • ويعرف هذا أيضًا بالخطاب الرسمي بين الجهات الحكومية وبعضها، ويستند إليه في عرض المعلومات والأدلة والطلبات التي يتم تحليلها.
  • وهي مكتوبة بطريقة منظمة ومنظمة بحيث يسهل على الجمهور المستهدف قراءتها ومعرفة الغرض منها.

أنظر أيضا:

كيف تكتب التقرير

يمكن أن تكون كتابة التقرير الإداري مسألة مهنية وتتطلب خبرة وقت كتابته، ولا يمكن لأي شخص القيام بهذه المهمة إلا من لديه المهارة الكافية لكتابة التقرير الإداري، حيث أن الكتابة ممثلة في بعض النقاط المهمة وهي كالتالي:

الهدف من كتابة التقرير:

أولاً، يجب أن تعرف كيفية كتابة التقرير الإداري والغرض منه وآلية الجهة أو المؤسسة التي ستقدم هذا التقرير، في حالة تقديمه إلى مديرك في العمل، أو إلى أستاذ جامعتك.

لذلك فإن من الأمور الأساسية والمهمة عند كتابة التقرير تحديد الغرض من عرضه وكتابته أيضًا، وبعد ذلك يجب معرفة المعلومات التي يتم تقديمها من خلال هذا التقرير، والتي يجب أن تكون صادقة وصحيحة وحيوية. واضح جدا.

قد يعجبك:  كم عدد دول العالم العربي؟

النهج العام للتقرير

  • يجب أن يتم الترتيب والتنظيم عند كتابة تقرير الإدارة، ويتم ذلك من أعلى إلى أسفل، كما يجب تنظيم الأفكار جيدًا للعرض.
  • بالإضافة إلى أهمية كتابة مخطط تفصيلي لكل قسم من أقسام التقرير وأيضًا لجميع فروع الخطاب.
  • سيكون هناك رسم تخطيطي على مستوى الفقرة يتضمن عرض الفقرة وسيكون في شكل نقاط أو رواية قصة.
  • لا تفكر أبدًا في رسم المخططات، وتحتاج إلى إنشاء جدول أو رسم تخطيطي، وهذا لكتابة الأرقام داخل التقرير.

ما الذي يجعل تقريرا جيدا

  • وقد تكون هناك بعض النقاط في التقرير التي تجعله تقريرًا جيدًا وهادفًا، بما في ذلك معرفة ما تعلمته وحققته من خلال البحث والقراءة حول الموضوع المستهدف
  • يجب أن يقدم التقرير تحليلاً كاملاً وشاملاً لبعض المعلومات المتعلقة بالمشكلة، وهذا يمنحك المهارة والخبرة لاستخدامها للعمل على نطاق واسع.
  • يجب تضمين جميع الموارد التي تستخدمها وتلجأ إليها في تقريرك، وتوخي الحذر حتى لا تسرق المراجع.

أنظر أيضا:

صياغة التقارير في pdf

كيفية كتابة تقرير إداري، وهو ما يبحث عنه عدد كبير من الإداريين والموظفين، لذلك يجب أن يتكون التقرير من هيكل ونقاط محددة له، وهي مجرد مبادئ وإرشادات وليس هناك قواعد ثابتة لها كتابة التقرير كما يعتقد البعض:

  • العنوان: هو أهم جزء في التقرير، حيث يمكنه تلخيص الفكرة الأساسية لهدف كتابة التقرير الإداري، لذلك يجب وضع عنوان أكثر جاذبية للجهة التي يتم تقديم التقرير إليها.
  • الخلاصة: يجب أن يكون التقرير قصيرًا وموجزًا ​​ومفهومًا في نفس الوقت، حيث يمكن أن يحتوي التقرير الإداري على فقرتين فقط، في حدود 0 كلمة تقريبًا.
  • مقدمة: قد تحتوي بعض التقارير على مقدمة يجب أن تحتوي على سؤال وإجابتك حول المشكلة التي كتب عنها التقرير.
  • المعلومات الأساسية: وهي أهم ما يهم القارئ في حل المشكلة.
  • القسم المنهجي: إنه قسم مهم ومهم من التقرير ويمكن تقسيمه إلى مخططات أو أرقام استخدام أو تعريفات للمصطلحات في التقرير.
  • النتائج: يحتاج مؤلف تقرير الإدارة عمومًا إلى توضيحه في جداول أو عن طريق رسم بياني.
  • التوصيات: يوضح مرة أخرى مجموعة من الفرضيات التي تتطلب الاختبار.
  • الاستنتاجات: وهي من أهم الأشياء التي يرغب القارئ في الوصول إليها، لأنها تأتي مع ملخص كامل للتقرير.
قد يعجبك:  اوقية الزعفران كم جرام - العربي

مراحل صياغة تقرير الإدارة

من خلال معرفة كيفية كتابة التقرير الإداري، يتم التعرف على مراحل كتابة هذا التقرير، وما هي الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة التقرير، وهي كالتالي:

تحديد موضوع التقرير.

من أهم الأشياء المطلوبة عند كتابة التقرير هو توخي الحذر التام في تحديد المعلومات الموضحة في التقرير، والتي يستند إليها التقرير في المقام الأول.

يمكنك أيضًا تنظيم المعلومات والأفكار بشكل مناسب وطلاقة بحيث يسهل على الآخرين فهم المشكلة والتوصل إلى حل.

استخدم مصادر المعلومات

يجب عليك أيضًا طلب المساعدة من المصادر في شكواك. يجب إرفاق مجموعة من المستندات أو المعلومات، والتي يتم إرسالها إلى الجهة المختصة فيها، أو عن طريق البحث على الإنترنت، مع أهمية وضرورة ذكر المصادر التي يتم الطعن فيها في تقريرك الإداري.

الكتابة الأولية

قبل كتابة التقرير الإداري، تقوم بكتابة مسودة حتى تتمكن من تقديم أفكارك فيه وتنظيمها بشكل جيد، حيث يمكنك إجراء جميع التعديلات اللازمة حتى تصل إلى الشكل النهائي، ويتم أيضًا مراجعة التقرير بعناية شديدة. قبل إرسالها، ويجب عليك التأكد من أنها لا تتضمن أي أخطاء إملائية أو معلومات غير صحيحة أو أفكار محيرة.

أنظر أيضا:

عينة من كيفية كتابة تقرير الإدارة

عندما تتعرف على نموذج يوضح كيفية كتابة تقرير إداري، يتم إرساله إلى عدة جهات مختلفة، بما في ذلك ما يلي:

نموذج كتابة تقرير العمل

قد تختلف الطريقة التي يتم بها إعداد تقرير العمل الإداري، حسب الغرض والهدف المطلوبين من صياغة التقرير، حيث يوجد ما يسمى بالتقارير الدورية التي يتم من خلالها مراقبة تطور العمل والتواصل بين الإدارات المختلفة، وهناك تقارير موضحة لمتابعة سير العمل، ومعرفة كل النواقص والإنجازات في هذه الوظيفة بالذات.

قد يعجبك:  طريقة الغاء خدمات موبايلي - العربي

اكتب تقرير النشاط المدرسي

  • عند كتابة تقرير نشاط مرسي لطالب، يكون التقرير اختبارًا يشيد بقدرات الطالب وأنه اجتاز مرحلة معينة لهذا النشاط.
  • سيكون هذا التقرير شهادة موثقة ورسمية من المدرسة نفسها، مع اسم الطالب والنشاط الذي يهمهم ومدة تدريبهم وغيرها من المعلومات المتعلقة بهذا النشاط.
  • أيضًا، في نهاية التقرير، يجب الحرص على الحصول على ختم خاص من المدرسة والإدارة التي تتبعها هذه المدرسة، مع توقيع مدير المدرسة على هذا التقرير.

طريقة كتابة تقرير إداري هي بمثابة خطاب رسمي يتم من خلاله التواصل مع جهات حكومية أو جهات أو مؤسسات رسمية يتم فيها تقديم شكوى أو متابعة سير العمل والتقدم. أهم الإنجازات أو معرفة عيوب الوظيفة، أو يرسلها الموظف إلى القسم الذي ينتمي إليه، أو ترسله الإدارة العليا في العمل إلى الموظف.